Belgelendirme ne demektir? Belgelendirme kavramsal olarak tek başına bir şey ifade etmeyebilir. Söz konusu olan belgelendirme olduğunda mutlaka belli bir hedefe doğru atılan sistematik basamaklar üzerinde ilerleme de bulunmalıdır. Bu süreçlerin mevcudiyetinin oturtulması belli ve önceden palnlanmış yapıya ulaşılması durumunda istenen netice elde edilebilecektir.

Önceden belirlenmiş kesin şartlar dahilinde (standart) yapılacak çalışmalar sonucunda denetim yapılarak istenen çalışmanın sonlandırılması işlemine verilen ad. Belirlenmiş bir takım rutin işlemlerin belgelendirme öncesinde yerine getirilmesi ve hazırlanma süreçlerini kapsar. Tüm adım adım ilerleyen sistem kurulum aşamalarını izleyen başlangıçtan sona kadar tüm sürece belgelendirme adı verilmektedir. Hem süreç yaklaşımı aynı zamanda süreç yönetimi ve neticelendirilmesi işlemlerinin tümüne birden belgelendirme adı verilebilmektedir.

Belgelendirme kuruluşları; akreditasyona esas konulardan olan kalite yönetim sistemlerinin firmalarda (ISO 9001:2008,OHSAS, HACCP, ISO 16949 ... ) standart gereksinimlerine uygun olarak kurulup, işletilmekte olduğunu denetleyen ve bunu bir belge ile dokümante eden organizasyonlardır.

Belgelendirme kuruluşunu seçerken nelere dikkat etmeliyim?

Belgelendirme yapmaya yetkili ve verdiği sertifikaları ulusal ve uluslararası pazarda kabul görür, akredite bir belgelendirme kuruluşu seçmelisiniz. Bu amaçla; çalışacağınız belgelendirme kuruluşunun akreditasyon belgesini isteyiniz ve akreditasyon belgesinin kapsamını inceleyiniz. Belgelendirme Kuruluşunun Türkiye’deki belgelendirme faaliyetleri kapsamında, kuruluşunuzun faaliyetleri yer almakta mıdır, eğer yoksa verdiği belge tanınır bir belge değildir.

Ülkemizde faaliyet gösterip de yurtdışından akredite olmuş belgelendirme kuruluşlarının verdiği belgelerin, ülkemizde de geçerli olabilmesi için bu belgelendirme kuruluşlarının ayrıca TÜRKAK tarafından da akredite edilmeleri gerekiyor mu?

Yabancı kökenli olup da ülkemizde faaliyet gösteren ve belgelendirme faaliyeti yapan kuruluşlar; Avrupa Akreditasyon Birliği (EA) üyesi bir ulusal akreditasyon kuruluşu tarafından akredite edilmiş ve ilgili firmanın Türkiye'deki uzantısı da bu akreditasyon kapsamında yer almakta ise, bu belgelendirme kuruluşlarının Türkiye'deki müşterilerine hizmet vermelerinde bir sakınca bulunmamaktadır.

EA'nın sorumluluk alanı dışındaki diğer dünya ülkelerinden her hangi birinde faaliyet gösteren bir belgelendirme kuruluşu, Türkiye'de belgelendirme çalışması yapmış ve bu kuruluşu akredite eden taraf da EA'nın karşılıklı tanınma anlaşması yaptığı bir bölgesel akreditasyon kuruluşuna üye ise burada da belgelendirme kuruluşunun yeterliliği hususunda bir sorun ortaya çıkmayacaktır.

Bununla beraber; yurtdışından yapılacak olan akreditasyona göre, ülkemizde varolan akreditasyon sisteminden ( TÜRKAK ) alınacak akreditasyon belgelendirme kuruluşunun stratejik bir kararı olmakla sınırlıdır.